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Administración: Documentación del Consorcio

Lo que no debería faltar.


Aspectos Contables
Liquidación de Expensas
Rendición de Cuentas Mensual
Balance Anual

Aspectos Administrativos
Certificados de Deuda por Expensas
Documentación Legal del Consorcio
Libros Obligatorios
Modelos de Escritos
Cuenta Bancaria del Consorcio
Seguros Obligatorios
Normas IRAM

Recursos Humanos
La Figura del Administrador
Asambleas
Consorcio de Propietarios

 


La Documentación de un Consorcio de Copropietarios
 

La recopilación de documentación es el bastión donde debe resguardarse el Administrador para llevar adelante su gestión de manera organizada y responsable.

Si bien es cierto que, -en la práctica-, no siempre se mantiene completa, es responsabilidad del Mandatario reunir toda la documentación y cumplimentar la faltante, manteniendo en correcto orden la misma y los respectivos libros obligatorios que corresponde llevar "al día".

Si bien el Administrador es el custodio de dicha documentación, no debe olvidar que la misma pertenece al Consorcio y que debe entregarla al mismo una vez finalizada su gestión.

El deber de archivar cronológicamente las liquidaciones de expensas y conservar todos los antecedentes documentales de la constitución del consorcio y de las sucesivas administraciones, es otra de las obligaciones impuestas al administrador por el Artículo 2062 del CCyC.-.

A este respecto, la Ley 3254 (CABA) y su Decreto Reglamentario, indican como obligación del Administrador:
Artículo 9º inc f: "Conservar la documentación del consorcio y garantizar el libre acceso de los consorcistas a la misma".
Asimismo el artículo 15º "Infracciones", especifica como infracción las violaciones a lo estipulado en los artículos 9º y 10º, siempre que el incumplimiento sea atribuible al Administrador.

1) Libros Legales (véase: Libros Obligatorios)
El consorcio tiene características propias que lo diferencian del resto de las personas jurídicas privadas y por ello sus libros se diferencias de los de otras personas jurídicas.

En el consorcio no hay “affectio societatis”, no hay voluntad asociativa ni tampoco una organización empresaria. No resulta el consorcio obligado a solicitar autorización estatal para habilitarse como derecho real, pues la inscripción de los Reglamentos de Propiedad Horizontal, no implica que los registros de la propiedad inmueble jurisdiccionales deban revisar intrínsecamente tales estatutos.

La CABA, los municipios y la legislación laboral nacional han determinado libros específicos para los consorcios, que son obligatorios. También el CCC vigente establece libros obligatorios. Entre ellos y sin perjuicio de las exigencias locales, se encuentra el Libro de Actas de Asamblea, el Libro de Administración y el Libro de Registro de Firmas de los Propietarios.

La redacción del inciso i) del artículo 2067 CCyC es confusa, al declarar obligatorios los “libros de actas, de administración, de registro de propietarios, de registros de firmas y cualquier otro que exija la reglamentación local”, dando a entender la exigencia de dos libros de registro. Esta imprecisión resulta aclarada en el art 2062 CCC: “Sin perjuicio de los restantes libros referidos a la administración del consorcio, es obligatorio llevar un Libro de Actas de Asamblea y un Libro de Registro de firmas de los propietarios.”

* Libro de Actas de Asambleas
* Libro de Administración
* Libro de Sueldos y Jornales
* Libro de Órdenes
* Libro de Ascensores
* Registro de Firmas
* Libro de Control Sanitario y Agua Potable
* Libro de Control de Seguridad Edilicia

2) Documentación Legal
* Reglamento de Co-Propiedad y Administración. Original y Copias
* Reglamento Interno. Original y Copias
* Planos (mensura, eléctricas, sanitario y cloacal, de gas y demás)
* Habilitación de Ascensores
* Certificados de Análisis Bacteriológico y Físico del Agua
* Certificado de Limpieza de Tanques de Agua
* Certificado de Control de Matafuegos con fecha de próxima recarga
* Certificado Ley 257 (obligatorio para C.A.B.A.)
* Constancias de Inscripción ante AFIP, con CUIT y Clave Fiscal
* Expedientes de Juicios del Consorcio

3) Contratos Legales
* Empresa de Vigilancia
* Conservadores de Ascensores
* Otros

4) Seguros
* Integral de Consorcio (Incendio, Responsabilidad Civil...)
* Vida Obligatorio
* ART
* Otros

5) Documentación Laboral
* Comprobantes de pago de: AFIP, Obra Social, ART, SUTERH, FATERYH.
* Inspecciones: Obra Social, Sindicato.
* Recibos de sueldo.
* Legajo del Personal: Alta temprana, Examen de medicina laboral preocupacional, Certificado ANSES de cargas de familia, Designación de beneficiarios para seguros, Nota sobre vinculación con Sindicato, forma de pago de salario y ubicación de domicilio y forma de traslado in itinere
* Certificado de capacitación LRT
* Certificado control periódico anual LRT
* CD despido, Telegrama de renuncia en caso de corresponder
* Nota de recepción DDJJ Aportes provisionales y certificado servicios
* Notas de recepción de elementos de seguridad, ropa de trabajo con fecha de última entrega
* Notificaciones de licencias vacacionales

6) Documentación contable del Consorcio
* Liquidaciones de expensas con sus respectivos comprobantes y la última aprobación de gastos según Asamblea registrada en Libro de Actas.

* Balances Anuales
* Extractos Bancarios. Información de la Cuenta Bancaria

 

 

 

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